引き継ぎとは？/ アットローン
[ 594] トラブらない引継ぎの仕方 【リクナビＮＥＸＴ】
[引用サイト] http://rikunabi-next.yahoo.co.jp/04/step/troublenai.html
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例えば、残った仕事を片付けるにはどのくらいの期間が必要か、後任者に仕事の内容、進め方をすべて引き継ぐのにどの程度の時間がかかるのか、あいさつ回りをしなければならない顧客や取引先はいくつあるかなど詳細まで詰めて、カレンダーや手帳に具体的な日程を書き込んでみる。 スケジュールを組むコツは、余裕を持たせること。退職日の3日前までに終了できるよう組んでおけば、たとえ予定外の業務や残務整理が入ったとしても、3日もあれば十分対応できるだろう。 スケジュールも立てっ放しではなく、遅れているところは軌道修正するなど、進捗状況を確認しながら進めたい。引き継ぎが終わらなかったために、転職後も前の勤務先に通っていたという笑えない話もあるからだ。 さらに、後任者が決まらないなどの理由から、最悪の場合、退職日をずらさなければならないこともある。その場合は、速やかに転職先の人事担当者に連絡して事情を説明しよう。 後任者が決まったら、できる限り時間を割いて細かく打ち合わせ、時間が取れれば、一連の業務を後任者と一緒にやってみる。そうすることで、後のトラブルを防ぐことにもつながる。だが、お互いに時間に余裕がなく、後任者も一度説明されただけでは理解できないこともあるだろう。 そのためにも、引き継ぎ業務の内容はできるだけ文書にして残し、ファイルにする、あるいはパソコンの共有フォルダーに入れるなどして、退職後も後任者が無理なく仕事を進められる体制をつくっておこう。 なお、職種によって引き継ぐ内容や方法も異なる。営業職なら、過去の取引状況や契約内容、今後のニーズ、そして先に述べた顧客情報を伝えることが最も重要だ。ＳＥなど技術職の場合は、案件ごとに仕様書や必要書類をまとめ、プロジェクトの進捗状況などが一目で分かるようにしておく。 また、本人にしか分からないトラブルの内容や、緊急の用件が発生する可能性もあるので、後任者や上司には退職後も連絡が取れるよう、携帯電話の番号や個人のEメールアドレスを伝えておいた方がいいだろう。 「もう辞めてしまうし、異業種への転職だから関係ない」などと考えてはいけない。仕事をしている以上、人とのかかわりは必ず発生するし、巡り巡ってどこで世話になるか分からないのだ。 何より、あいさつなしに後任者がいきなり顧客を訪れたとしたら、会社の教育体制に疑問を持たれるなど、これまでに築いた信頼関係すら失いかねない。取引先には必ず後任者を伴って退職のあいさつに行き、退職後も変わらず取引してもらえるようお願いしよう。 そんなときは、事務的な作業や共有スペースの整理、郵便物の配布など、雑務を積極的にこなすようにするといい。暇そうにしていれば周囲も気を使うし、中には不愉快に感じる人もいるかもしれない。 たとえ周囲が気にしていなくても、「そう思われているのではないか」と考えるだけでストレスにもなる。できるだけ周囲を手助けする姿勢を見せることで、「居づらさ」は軽減することができるだろう。 辞める直前まで後任者が決まらなかったので、担当業務は文書で残すことにした。 計30社、顧客ごとにファイルを作成し、これまでの取引状況や顧客のニーズ、担当者の連絡先などの詳細をまとめた。 最終的に、担当顧客は数人の同僚に振り分けられたが、ファイルを渡すだけで、あっという間に引き継ぎ作業が完了した。 ひとつの記事を一緒に進行することで仕事の段取りを教えようとしましたが、途中、何度もつまずいては自信喪失。食事をおごったり愚痴を聞いたりとフォローしたかいもあり、ようやく独り立ちできたときは本当にうれしかったですね。 先輩はコミュニケーションを取るのがうまく、私はどちらかというと口下手な方だから、先方に気に入られるか不安で。 でも、「僕より緻密に物事を考えるタイプです」と紹介してくれたことで、顧客との信頼関係を築くのが随分と楽になりました。 ※このページへのリンクは、原則として自由です。（営利・勧誘目的やフレームつきなどの場合はリンクをお断りすることがあります） |
[ 595] 続・深刻なシステムの引き継ぎ問題：ITpro
[引用サイト] http://itpro.nikkeibp.co.jp/article/OPINION/20060324/233161/
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前回の記者の眼（1月13日）で「システムの引き継ぎ問題」について経験談を募ったところ，多数の投稿を寄せていただいた。ありがとうございます。今日はその結果をご報告させていただくと同時に，それらの具体的なケースに基づいて，現場で起きている2007年問題の本質がどこにあるのかを考えてみたい。 一般的に「2007年問題」と言うと，「優秀なベテラン技術者が持つスキルが次の世代に引き継がれないこと」と定義される。例えば，ファイバースコープのレンズ磨きのように，徒弟方式でしか伝えられないスーパーハイレベルなスキルが若い世代では断絶する可能性がある，という類のものである。 しかし，情報システムの開発/保守/運用の現場で，そのようなスーパーハイレベルなスキルが要求される局面は意外に少ない。ツールや手法，方法論は整備されてきたし，今の若手/中堅技術者はそれを学ぼうという意欲が旺盛だ。むしろ問題になるのは，ベテラン技術者が持つ“スキルの継承”よりも，ベテラン技術者が時間をかけて作り上げてきた“システム資産の継承”の方である。 システム資産は「要件」と「技術」をコンピュータを使って具現化したものと言える。「要件」は，一般的な業務知識さえあれば，それ自体を理解するのにハイレベルなスキルは必要ないが，文書や口頭で説明されない限り引き継がれない。前任者からの説明がなければ，後任者は考古学者のように，ファイル棚の一角から発掘されるソースコードや仕様書などの破片を解読して要件を想像していくしかない。もう一つの「技術」も，それ自体のスキル習得は座学でも可能だが，それぞれのシステムには開発当時の担当者による工夫や特殊事情がある。オリジナルな工夫や特殊事情が多いほど，開発した本人以外が理解するのが難しい。 さらに問題を複雑にしているのは，要件と技術が“稼働時”のままとは限らないことである。いったん稼働したシステムには，エンドユーザーの要請や製品/技術の変化により，刻々と機能追加/改変/修理/バージョンアップが加えられる。「A.稼働開始時のシステム」に「B.業務や技術が変質した量」を加えたものが，「C.現在稼働しているシステムの姿」である（A＋B＝C）。Cを一覧できる資料が整理されていることはほとんどない。 開発した技術者が現場に残っているうちは，その人の脳みそで，ある程度Cを代替できるが，その人がいなくなった途端に，既存システム資産についての要件と技術が失われる。つまり，現場の2007年問題とは「優秀なベテラン技術者が持つスキルが次の世代に引き継がれないこと」ではない。普通の（または優秀な/劣悪な）技術者が作り，普通の（または優秀な/劣悪な）技術者がメンテナンスしてきたシステム資産を，今の世代の普通の（または優秀な/劣悪な）技術者がきちんと引き継ぐことが困難になっていることである。メインフレームを保守できる人がいなくなってしまうから，新たにCOBOL技術者を雇えばいいというような簡単な問題ではない。 そう考えると，あらゆるシチュエーションで引き継ぎ問題は発生する。情報システムについての「狭義の2007年問題」はベテラン世代の引退に起因する問題だが，「広義の2007年問題」はベテラン/若手に限らず開発した人が（退職や異動を含め）運用や保守の現場からいなくなってしまうことに起因する問題なのである。どちらも本質は同じだ。 以上を踏まえて，ITpro読者から寄せられた経験談を紹介しよう。すべてを紹介するにはあまりにも分量が多いので，代表的なものを5点選んで，私のコメントとともに並べていく（一部，編集させて頂いた。ご容赦いただきたい） 野村総合研究所（千手インフォメーションセンター） コストメリットに優れた運用管理ツールの導入が監視サービスの展開を支える 日本ヒューレット・パッカード ITモダナイゼーションを実現するアプローチとアダプティブ・インフラストラクチャー マイクロフォーカス 既存COBOL資産のビジネス価値を高める「アプリケーション・モダナイゼーション」 NTTコミュニケーションズ 迷惑メール対策はアウトソーシングサービスが有効 〜決め手は振り分け精度の高さ 日本ヒューレット・パッカード 「見える化」が組織を強くする〜業務プロセスを改革するITインフラソリューション リサーチ・イン・モーション・ジャパン 使い勝手の良さと強固なセキュリティでモバイル・ワークスタイルを変革 製品＆サービス・ディレクトリ業務アプリケーション設計開発OS/DB/ミドルウエアサーバー/ストレージ ｜著作権・リンクについて｜個人情報保護方針/ネットにおける情報収集/個人情報の共同利用について｜サイトマップ｜ |
[ 596] はじめての方のための転職活動ノウハウVol.16 転職時の引き継ぎはこれで万全 - ［はじめての転職］All About
[引用サイト] http://allabout.co.jp/career/careerbeginner/closeup/CU20050303A/
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今年度もあとわずか。すでに転職活動を終え、４月に心機一転、新しい職場で再スタートを切る予定の方もいらっしゃるのではないでしょうか。ただし、新しい職場に夢を馳せてばかりもいられません。「飛ぶ鳥跡を濁さず」。今の会社での責任をちゃんと果たした上で、円満に退職したいものです。そのために大事なのが、業務の引き継ぎ。これをいいかげんにしてしまうと、後任者に迷惑をかけるのはもちろん、次の会社に入った後も前の会社から問い合わせを受けるなどして、新しい仕事に集中できなくなる恐れもあります。そこで今回は、ビジネスパーソンとしての価値も高まる、スムーズな「引き継ぎ」の極意をご紹介します。退職日から逆算してスケジューリングを退職前は、通常業務を行いながら引き継ぎもするなど、普段よりも忙しくなります。まずはやるべきことを書き出し、退職日から逆算して、「いつまでに、何を済ませるか」の計画を立てましょう。そして手帳やカレンダーに、具体的なスケジュールを書き込んでおきます。なお、スケジュールを組む際には、３日程度の余裕を持たせるといいでしょう。予定外の仕事や残務処理が入ったとしても、３日もあれば対応できるはず。引き継ぎが終わらず、転職後もしばらく前の会社に通っていた……なんてケースも実際にありますから、スケジューリングはおろそかにしないように！引き継ぎ業務の内容は、なるべく文書で残す後任者としては、一度説明されただけでは理解できない部分もあるはずです。できれば、一連の業務を一緒にやってみるといいでしょう。ただし、そんな時間が取れない場合もありますよね。やはり、確実なのは、業務の進め方や注意点を文書で残しておくことです。担当業務・案件ごとに分けてファイルを作成しておきましょう。整理しておくべき内容は以下の通りです。●業務・案件の目的、社内での位置付けなど、総体的な説明●どのタイミングで、何をするかのフローチャート。業務の優先順位、段取り、不測の事態への対応の仕方●これまでに起こったトラブルの内容、経緯。その対処法●顧客、取引先（外注先など）、社内の関連部署のリスト。担当者名と連絡先だけでなく、相手の人物像、趣味、折衝時の注意点などの情報も添えておくと尚可●業務に使用する書類。これまでに作成・使用した文書など●業務上参考にしている書籍名、WebサイトのＵＲＬなど●営業職の場合……過去の取引状況、契約内容、今後のニーズの見込み●技術職（ＳＥなど）の場合……案件ごとの仕様書、必要書類など。プロジェクトの進捗状況が一目でわかるようにこれらの引き継ぎ用文書は、転職活動を始めた時点で用意を進めておくといいでしょう。そうすれば、後任者が決まるのが遅れても、素早く引き継ぎを済ませられます。それに、上司から「今辞められたら困る！」と引き留められた場合にも、完璧な引き継ぎ文書を見せることで、決意の固さを示し、納得を得られる場合もあるんです。なお、引き継ぎ後、緊急の用件が発生することもあり得ます。携帯電話番号、個人のメールアドレスなど、退職後の連絡先も伝えておいた方がいいでしょう。まだある！引き継ぎを円滑にするポイント→次ページへ |
[ 597] 円満退職のための 完璧な残務整理・業務引き継ぎ術 - ［転職のノウハウ］All About
[引用サイト] http://allabout.co.jp/career/careerknowhow/closeup/CU20011022B/
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文章：西村 吉郎（All About「転職のノウハウ」旧ガイド）退職の手続きのなかで最も重要なのが残務整理・業務の引き継ぎです。ここをいい加減にすると、会社に大きな迷惑をかけるだけでなく、退職後もことあるごとに電話で問い合わせされたり、ときには呼び出されて処理に当たるよう求められることにもなりかねません。完璧な残務処理のポイントを押さえておきましょう。引き継ぎのスケジュールを立てるまず最初にするべきことは、業務引き継ぎの作業計画を立てることです。とりあえず片づけなければならない仕事がいつまでかかるのか、備品や資料の整理にはどのくらいの期間が必要か、後任者と一緒に仕事できるのはいつからか、取引先への挨拶、上司への報告などをいつまでにすませるかなどを時間の配分を考えながらまとめていきましょう。このスケジューリングでのポイントは、退職日より少なくとも３日ほど前にすべての残務整理、業務引き継ぎが完了するよう組むことです。３日もあれば、突発的なトラブルなどで計画に狂いが出ても調整することが可能だからです。予定はあくまでも予定として、余裕を持ったスケジュールを立てましょう。なお、実際の残務整理、引き継ぎ作業は、上司に退職の意思表示をし、退職の承認が得られてから行うことになりますが、転職を決意したときから少しずつ備品や資料の整理を始めていけば、無理なく効率のいい残務処理が可能になります。引き継ぎ事項をノートに文書化する引き継ぎ事項はできる限り文書として残すことが肝心です。文書として整理することで、引き継ぐべき必要事項の見落としを防止できると同時に、後任者への伝達ミスも防げます。後任者にとってはそれが退職後もマニュアルとして利用できるでしょう。引き継ぎノートは、たとえば営業職なら顧客別にリストをつくり、定期的に納入すべき商品などの契約内容や、フォローすべき事項などを項目立てて整理すると見やすくなる。取引先の担当者の特徴や性格、趣味、家族構成などのパーソナルデータも知り得た範囲で付け加えておくと重宝がられることでしょう。技術職の場合はとくに、それまで携わってきた製品に関する資料や機材引をしっかりと引き渡すことも重要になります。図面、設計書、仕様書はもちろん、検査要領書、資材表なども製品ごとに整理して保管するとともに、それらの所在について、たとえば「資料・備品類保管一覧表」といった形でリスト化しておくといいでしょう。少なくとも１週間は後任者と一緒に仕事をいくら完璧な引継ぎノートを作っても、実際に仕事してみないとわからないことも少なくありません。そこで、少なくとも１週間は後任者と一緒に仕事する機会をつくれるよう、上司と相談しましょう。とくに、コンピュータソフトや製品開発などの技術職では、製品の設計者個人の価値観やものの見方が関係するため、その技術者が何をどう作ろうとしているのか受け継ぐことがむずかしいといわれます。だからこそ、あとは後任者とマンツーマンでじっくり時間をかけて、引き継いでもらう必要があります。ただ、業務を引き継ぐ後任者はたいていの場合、同僚のうちの誰かになります。横すべりで新しい業務に就くことは少なく、とりあえずはいまの仕事を担いながら、それにプラスした仕事として業務を引き継いでいくことになります。したがって、引き継ぎでは、後任となる人の時間的な都合も考慮して、進めていかなければなりません。１週間べったりというわけにいかない場合は、早め早めにお互いの仕事のスケジュールを調整して、時間の都合をつけてもらうことが必要です。 |
